Grundsätzlich unterscheidet man zwei Arten von Telefonkonferenzen. Es gibt die Dial-In Variante und die Dial-Out Variante. Bei der Dial-In Konferenz findet die Einwahl in eine Telefonkonferenz direkt von Seiten des Teilnehmers statt. Das bedeutet in den meisten Fällen, dass der potentielle Teilnehmer Bericht darüber erhält, zu welchem Zeitpunkt die Konferenz freigeschaltet ist und man sich einwählen kann. Meist wird der Einladung in eine Telefonkonferenz noch eine Zugriffsberechtigung in Form eines Passwortes oder einer Nummernkombination beigefügt. Ist der Zeitpunkt gekommen, wählt sich der Teilnehmer selbst ein und erlangt Zutritt zur Konferenzschaltung.
Bei der zweiten Variante, dem Dial-Out System, funktioniert es, wie man sich schon denken kann, genau anders herum. Hier geben alle Teilnehmer ihre Telefonnummern heraus und der Dienstleister, der die Konferenzschaltung herstellt, übernimmt es, jeden einzelnen Teilnehmer anzurufen. Der entscheidende Unterschied besteht wohl in der Abrechnung der Telefonkosten. Wenn sie jeder einzelne Teilnehmer selbst tragen soll, wird man sich wohl für eine Dial-In Konferenz entscheiden. Trägt eine zentrale Stelle die Kosten aller an der Konferenz Teilgenommenen, dann empfiehlt sich die Dial-Out Variante. Zu Beginn einer Konferenz wird in den meisten Fällen ein Anwesenheitsprotokoll durchgeführt. Alle Teilnehmer erhalten Gelegenheit, ihre Anwesenheit zu bestätigen und sich kurz mit Namen vorzustellen. Gegebenenfalls fügen Sie eine kurze Bemerkung zu ihren Aufgaben hinzu oder erläutern ihre Funktion innerhalb dieser Konferenz. Am Ende der Konferenz besteht rein technisch immer die Möglichkeit, jedem eine Audioaufnahme der Konferenz zukommen zu lassen. So bleiben die Vereinbarungen erhalten und sind auch nachträglich aufrufbar. Hat man im Nachhinein Zweifel bezüglich vereinbarter Dinge, kann man somit auf die ursprüngliche Konferenz zurückgreifen.
